10 choses à ne pas oublier lorsque vous établissez le budget d’un évènement

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« Que coûte un évènement ? » Cette question capitale semble simple, mais il n’en est rien. Vous allez en effet faire face à d'innombrables possibilités qui peuvent faire grimper votre budget ou justement le réduire. Voici déjà 10 points d’attention à ne pas perdre de vue.

1. Vous n’avez pas de budget prédéfini? Effectuez une estimation au préalable (en fonction des évènements passés ou à l’aide d’une recherche Internet).
2. N’oubliez pas de prévoir un budget suffisant pour des orateurs de qualité et leurs éventuelles demandes supplémentaires.
3. Vérifiez que votre site évènementiel dispose de l’équipement et des supports audiovisuels nécessaires. Le coût peut augmenter si ce n’est pas le cas.
4. Immortalisez votre travail grâce à des photos ou des vidéos. Réservez donc une partie du budget pour un photographe/vidéographe professionnel. C’est du matériel dont vous pourrez encore profiter plus tard.
5. Vous travaillez sans doute avec plaisir, mais il sera certainement très utile de vous entourer d’un personnel supplémentaire pour des tâches d’encadrement le jour J.
6. Une communication peu coûteuse? Partez de votre propre cahier d’adresses et envoyez les invitations au moyen d’outils gratuits comme Mailchimp.
7. Prévoyez un fonds catastrophe pour le cas où quelque chose tournerait mal. Vous n’êtes jamais à l’abri d’un problème.
8. Avez-vous l’intention de faire payer l’entrée de votre évènement ? Cette décision augmentera déjà le budget disponible.
9. Veillez à constituer un dossier de sponsoring convaincant et trouvez plusieurs sponsors adaptés. Cela demande un effort supplémentaire, mais vous ne le regretterez pas !
10. Élaborez un budget détaillé, éventuellement à l’aide d’un outil approprié. Plus il contiendra de détails, plus il sera facile d’en réaliser le suivi puis l’évaluation.

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