Des employés hybrides dans des agences hybrides ?

En 2019, HP a créé une agence éphémère, une sorte de show-room, présentant une nouvelle évolution du lieu de travail, de la culture et des outils. HP voulait ainsi montrer que l'entreprise se considère comme faisant partie d'un ensemble plus vaste d'espaces de travail (optimaux). La crise du Corona a accéléré la réflexion sur les lieux de travail, au bureau comme à la maison. - Wim De Mont

Avant même la crise de 2020, HP avait remarqué que la façon de travailler de l'époque avait atteint ses limites. Stress, burn-out (imminent), embouteillages... et parallèlement, les employés avaient plus de mal à se détacher du travail pendant leur temps libre. L'équilibre a été rompu. On n'en avait guère conscience, mais beaucoup l'ont compris l'année dernière. Toutefois, le travail à domicile présente également des inconvénients - ça aussi c'est devenu clair. Comment trouver l'équilibre, et quel rôle l'employeur joue-t-il dans ce domaine, maintenant que l'on s'attend à ce qu'il y ait davantage de travail à domicile dans les années à venir ?

Lieu de travail hybride

La crise du corona a obligé les entreprises à travailler d'une manière différente. La culture de travail des entreprises a déterminé la façon dont elles ont réagi à la crise. Par exemple, les organisations ayant une culture de travail traditionnellement autoritaire ont eu plus de mal à se défaire soudainement du sentiment de contrôle et à passer au travail à domicile. Les entreprises dotées d'une culture de travail moderne, en revanche, ont eu plus facile à passer au travail à domicile, car elles mettent l'accent sur les résultats.

HP a enquêté sur les changements concrets qui ont eu lieu au cours de l'année écoulée, sur la signification d'un lieu de travail hybride et sur la manière dont il peut être mis en place. "L'évolution vers un environnement de travail renouvelé n'est pas une conséquence de la crise," déclare Koen Van Beneden, managing director de HP Belux. "Le besoin de changement était déjà là : les problèmes de mobilité, la difficulté de se concentrer dans un open space, le déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée, etc. Le corona a montré aux entreprises qu'il existe des alternatives à la façon dont nous travaillions tous."

Au bureau ou à la maison ?

Comment les entreprises peuvent-elles combiner le meilleur des anciennes méthodes avec les leçons du télétravail ?  Un environnement de travail hybride : au bureau, le travail à domicile et le "on-the-road". Le bureau sera le nouveau lieu de rencontre. C'est une chose que l’on remarque chez HP, mais aussi chez PUB : les agences que nous visitons sont presque sans exception à la recherche d'adaptations qui transformeront un bureau (voire plus) en un lieu de rencontre où les gens travaillent ensemble et innovent. "Hier, le bureau se composait de salles de réunion traditionnelles, d'une salle d'impression et d'un coin café," explique Koen Van Beneden. "Demain, le lieu de travail sera différent. Le nombre de bureaux, par exemple, va diminuer et le nombre de salles de réunion va augmenter. Le bureau de demain aura des ‘quartiers’ et des ‘zones partagées’. Le bureau du futur sera multifonctionnel."

"Le côté humain dans tout cela est d'une grande importance,” estime l’Organizational Psychologist chez Otolith et coprésidente de VOCAP, Eva De Winter : "Nous devrons effectivement commencer à travailler différemment. Les personnes et les organisations sont résilientes, et cela sera nécessaire. Comment sera la culture d'entreprise et quel comportement donnerons-nous en exemple ? Les managers doivent donner des instructions en fonction du "résultat" et non de la "présence". Même s'il est préférable de travailler sur une vision commune du travail (la tâche) et du travail d'équipe (le social), par exemple en passant des accords ensemble sur la façon dont les décisions sont prises ou sur les attentes en termes d'accessibilité."

Les bons outils

Les employeurs se rendent compte que les employés sont plus productifs à la maison s'ils disposent des bons outils. Chaque tâche nécessite, en fait, un réglage différent. En général, les employés ont un seul bureau à la maison. Quelles tâches les employés peuvent-ils effectuer de chez eux, avec la bonne technologie ? Le fait qu'HP puisse les aider est d’autant plus pratique pour l'entreprise. "La technologie était autrefois considérée comme un gadget, aujourd'hui elle est indispensable. Les travailleurs à domicile veulent pouvoir travailler aussi efficacement chez eux qu'au bureau. Il est très important de doter le bureau à domicile des outils et des technologies nécessaires. Il suffit de penser à un deuxième écran, à une webcam de haute qualité et à une suppression maximale du son," explique Koen Van Beneden. Mais les fournitures de papier, un bon clavier et une chaise ergonomique ne sont pas superflus non plus. Les employés peuvent être subdivisés en groupes, et pour chaque groupe, il est déterminé ce qui est nécessaire pour un bon travail à domicile. Quels sont les outils disponibles pour des réunions (virtuelles) sans pépins par contre ?

On the road again!

Les Belges ne travaillent pas seulement au bureau ou à la maison, ils travaillent aussi sur la route et donc pratiquement partout. Dans un café, entre deux réunions, mais aussi dans le train ou même dans l'avion. Ce temps peut être utilisé de manière optimale si vous disposez des bons outils. Avec l'accès à des services essentiels tels que l'impression et les outils de réunion, et la nécessité d'accéder à une assistance informatique - où que vous travailliez - en toute sécurité. "Le piratage est un gros business. Plus vous travaillez dans le cloud, de manière digitale et mobile, plus la sécurité numérique devient importante," reconnaît Koen Van Beneden. La solution est une 'zero trust architecture'. "HP investit dans la sécurité depuis plus de 20 ans et nous sommes convaincus que les appareils doivent être capables de se sécuriser eux-mêmes."

Coût de l'investissement ?

Une autre chose qui devrait être améliorée est la communication interne. "Nous sommes passés de réunions trimestrielles avec de nombreux chiffres à de courtes réunions bimensuelles 'state of the unions’," explique Koen Van Beneden. "Une enquête menée auprès de nos employés a clairement montré qu'ils souhaitent conserver ces courts moments virtuels même après le corona !"

Enfin, la supervision adéquate de tout ce travail à domicile représente-t-elle un coût supplémentaire pour les employeurs, ou les budgets peuvent-ils simplement être déplacés ? "Ceux qui étaient déjà à bord verront surtout un changement dans les budgets," pense Koen Van Beneden. "Ceux qui travaillaient encore avec des ordinateurs de bureau à 80%, en revanche, devront investir. Pour les coûts du travail à domicile, je suppose que le gouvernement adaptera les réglementations. Il doit y avoir un cadre dans lequel les entreprises peuvent définir une politique."