Des formulaires en ligne disponibles sur-le-champ ?

{PARTNER CONTENT}

Digitaal Vlaanderen a créé une plateforme de formulaires en ligne qui accélère encore la transition numérique des autorités publiques.

Les formulaires en ligne peuvent sensiblement accélérer les procédures par rapport à la méthode classique avec papier et stylo. Ce qui prend beaucoup plus de temps avec la méthode classique, ce n’est pas de remplir ces documents, mais surtout de les traiter. C’est pour cette raison que Digitaal Vlaanderen a créé une plateforme d’e-formulaires grâce à laquelle toutes les administrations peuvent créer, envoyer et traiter des formulaires en ligne en un rien de temps. Une pratique qui, d’une part, fait gagner beaucoup de temps aux administrations et, d’autre part, améliore la qualité et la rapidité des services aux citoyens.

Au début de cette année, l’Agence flamande pour l’Information et le département informatique de Het Facilitair Bedrijf ont uni leurs forces dans le but de mettre en œuvre la transformation numérique pour les administrations publiques de demain. Ce partenariat a été baptisé « Digitaal Vlaanderen ». MAGDA en est l’un des éléments les plus connus : une plateforme sur laquelle toutes les autorités flamandes peuvent échanger de manière fiable et sécurisée des données sensibles au niveau de la protection de la vie privée. 

Accélérer une procédure très fastidieuse

Digitaal Vlaanderen s’est également attachée à développer une plateforme de formulaires en ligne qui permet aux administrations de créer et de gérer de manière simple et rapide des formulaires tant au niveau local que national. « Les formulaires papier se caractérisent par de nombreux jalons, » dit Ellen Verherstraeten, Product and Service Delivery Manager chez Digitaal Vlaanderen. « Il faut les imprimer, les remplir à la main, les envoyer et les renvoyer, les traiter manuellement... Une procédure qui peut prendre des heures, voire des jours. C’est pourquoi nous voulions établir une passerelle permettant de nettement l’accélérer en utilisant seulement un ordinateur et l’Internet. Un coup de pouce pour servir un grand nombre de citoyens de façon plus simple et plus rapide à la fois. »

Les critères de base pour cet outil étaient : rapidité, efficacité, durabilité, gestion centralisée et possibilité de le mettre en lien avec des bases de données authentiques qui compléteraient automatiquement des données telles que l’adresse ou la date de naissance. C’est sur cette base que le cadre de la plateforme d’e-formulaires a été façonné. La plateforme s’adresse aussi bien aux instances du gouvernement flamand qu’aux administrations communales et provinciales. « Nous avons créé un modèle simple, qui peut être étoffé par des ‘glisser-déposer’. Les formulaires peuvent être remplis sur un ordinateur ou un appareil mobile, et sont complétés automatiquement à l’aide de sources authentiques lorsque c’est possible. Même la mise en page respecte les directives, » poursuit Ellen.

Partir d’un modèle de base ou d’une page vierge ?

Ainsi, les plans étaient définis et un environnement ouvert, donnant accès à la gestion d’utilisateur par carte d’identité ou Itsme, a été créé avec Adobe Experience Manager. En outre, Digitaal Vlaanderen propose des modèles en grande partie finis auxquels des éléments peuvent être ajoutés. Exemples d’éléments : adresse, numéro de registre national, numéro de téléphone, e-mail, numéro de TVA... Chaque élément est également accompagné d’une indication qui explique en quoi il consiste exactement. Par exemple, en regard du numéro IBAN, l’utilisateur peut voir ce que c’est et comment le compléter. Les clients peuvent du reste créer et ajouter eux-mêmes de nouveaux éléments, ou partir d’une page vierge et créer leur propre formulaire.

« Nos clients peuvent utiliser les formulaires dès que nous leur octroyons l'accès, » reprend Ellen Vanherstraeten. « Le responsable informatique local doit accorder les droits nécessaires aux collaborateurs. Nous les avons scindés en deux catégories : les auteurs définissent la mise en page et les données à saisir dans le formulaire, et les rédacteurs approuvent le concept, le publient en ligne et effectuent le suivi. À partir de là, les citoyens peuvent s’en servir pour communiquer efficacement des formulaires de demande ou des déclarations en ligne depuis leur salon : un service de taille. » 

Les administrations qui souhaitent créer elles-mêmes des formulaires en ligne n’ont qu’à envoyer un e-mail et, après un entretien de prise en main où tout le système leur est expliqué, l’accès à ce dernier n’est plus qu’une formalité. En un rien de temps, elles peuvent commencer à façonner leur premier formulaire. Elles peuvent même aisément se mettre à la tâche de manière autonome grâce au manuel illustré par quantité de captures d’écran. Et si elles ont besoin de plus d’assistance, elles peuvent faire appel au helpdesk. Autre possibilité encore : participer à une formation.

Le formulaire Covid : un succès retentissant

« Aujourd'hui, nous pouvons déjà nous targuer de belles réussites, » commente Ellen. « Ainsi, depuis 2018, quelque 15 000 formulaires en lien avec le décret flamand ‘travail et santé’ ont été traités. En l'occurrence, le délai de traitement entre la demande et le renvoi du premier formulaire complété n’était que de quatre semaines et peut encore être amélioré. Nous l’avons démontré avec notre formulaire Covid. Afin d’aider au plus vite les établissements de soins de santé en pleine crise sanitaire à obtenir des équipements de protection comme des masques, des tabliers et des gants, nous avons mis au point et mis en ligne en un seul jour un formulaire permettant aux hôpitaux et centres de soins de passer commande, dont ils ont abondamment fait usage. Ainsi, notre plateforme a fait la preuve de son utilité en pleine crise. »