Online formulieren in een handomdraai beschikbaar

Marketing / News

{PARTNER CONTENT}

Digitaal Vlaanderen creëerde eFormulierenplatform dat overheden versnelling hoger laat schakelen

Online formulieren kunnen procedures gevoelig versnellen in vergelijking met wanneer er nog met pen en papier gewerkt moet worden. Niet alleen het invullen, maar vooral het verwerken neemt op de traditionele manier veel meer tijd in. Digitaal Vlaanderen creëerde daarom het eFormulierenplatform. Hiermee kunnen alle overheden eenvoudig en op korte termijn online formulieren creëren, versturen en verwerken. Een praktijk die niet alleen die overheden veel tijd uitspaart, maar ook een betere en vlottere service naar de burger toe garandeert.

Met de digitale transformatie voor de overheid van morgen als streefdoel, bundelden Agentschap Informatie Vlaanderen en Het Facilitair Bedrijf afdeling ICT eerder dit jaar de krachten. Het partnership werd tot Digitaal Vlaanderen omgedoopt. MAGDA is daar één van de bekendste producten van, een platform waarmee alle Vlaamse overheden veilig en betrouwbaar privacy-gevoelige gegevens uit kunnen wisselen. 

Proces met meerdere drempels versnellen

Digitaal Vlaanderen stortte zich ook op de ontwikkeling van een online formulierenplatform waarmee overheden snel en eenvoudig, zowel nationaal als lokaal, de nodige formulieren kunnen aanmaken en beheren. “Papieren formulieren hebben heel wat drempels”, zegt Ellen Verherstraeten, Product en Service Delivery Manager bij Digitaal Vlaanderen. “Printen, handmatig invullen, sturen en terugsturen, handmatige verwerking… Zo’n proces kan uren of zelfs dagen in beslag nemen. Daarom wilden we een brug bouwen waarbij dit met alleen een computer en internet veel sneller kan. Een handigheidje waardoor straks heel wat burgers sneller en eenvoudiger geholpen kunnen worden.”

De basisvoorwaarden waren: snel, efficiënt, duurzaam, gecentraliseerd en de mogelijkheid om te koppelen met authentieke databanken die informatie zoals adres of geboortedatum automatisch aanvullen. Het kader voor het eFormulierenplatform werd op basis daarvan uitgedacht. Het richt zich zowel op entiteiten van de Vlaamse Overheid als op lokale en provinciale besturen. “We creëerden een eenvoudige opmaak die met drag & drops kan worden bijgespijkerd. De formulieren kunnen zowel op laptops als op mobiele devices worden ingevuld en waar mogelijk automatisch aangevuld op basis van authentieke bronnen. Ook de lay-out is conform de richtlijnen”, zegt Ellen.

Sjabloon als fundament of toch van scratch beginnen?

De plannen waren daarmee uitgetekend en met Adobe Experience Manager werd een ontsloten omgeving gecreëerd met toegang tot het gebruikersbeheer via identiteitskaart of Itsme. Daarop biedt Digitaal Vlaanderen sjablonen aan die al grotendeels zijn afgewerkt en met componenten kunnen worden aangevuld. Die componenten zijn bijvoorbeeld: adres, rijksregisternummer, telefoonnummer, e-mail, BTW-nummer… Bij die componenten wordt ook duiding gegeven waar ze precies voor staan. Bijvoorbeeld bij IBAN-nummer krijgt de gebruiker te zien wat dit inhoudt en hoe het kan worden ingevuld. Klanten kunnen zelf ook nieuwe componenten opbouwen en toevoegen of blanco starten en een eigen formulier opmaken.

“Zodra we onze klanten toegang verlenen, kunnen ze zelf met de formulieren aan de slag”, schetst Ellen Vanherstraeten. “De lokale IT-verantwoordelijke moet medewerkers de nodige rechten toekennen. Die hebben we in twee categorieën onderverdeeld: een auteur bepaalt de opmaak en de invoergegevens van het formulier en de redacteur keurt het concept goed, publiceert het online en volgt het mee op. Burgers kunnen er vanaf dan mee aan de slag en op een efficiënte manier aanvraagformulieren of kennisgevingen online doorgeven vanuit hun woonkamer, een enorme service.” 

Overheden die zelf eformulieren willen beginnen maken, moeten enkel een mailtje sturen en na een intakegesprek waarin ze alle uitleg krijgen, verloopt de toegang tot het systeem heel vlot. In een mum van tijd kunnen ze hun eerste formulieren al beginnen aanmaken. Via een handleiding met de nodige screenshots kunnen ze zelf eenvoudig van start gaan. Als er meer functionele ondersteuning nodig is, kunnen ze daarvoor een beroep doen op een helpdesk. Ook opleidingen behoren tot de mogelijkheden.

Coronaformulier groot succes

“We kunnen intussen al terugblikken op een aantal succesverhalen”, zegt Ellen. “Zo werden er sinds 2018 al zo’n 15.000 formulieren verwerkt omtrent het Werk- en Zorgdecreet. Daarbij was de doorlooptijd van de aanvraag tot het eerste formulier dat ingevuld werd teruggestuurd slechts vier weken, maar het kan zelfs nog veel sneller. Dat bewezen we met ons coronaformulier. Om zorginstellingen in volle crisis zo snel mogelijk aan beschermende materialen als mondmaskers, schorten en handschoenen te helpen, hebben we op één dag tijd een formulier ontwikkeld en online gezet waarmee ziekenhuizen en woonzorgcentra bestellingen konden plaatsen en daar hebben ze handig gebruik van gemaakt. Zo bewees ons platform nadrukkelijk haar nut in volle crisis.”