Kinepolis Business : un guide pour l’organisation d'évènements
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Dans le monde du marketing, presque tout est virtuellement possible. Cependant, l’évènement en direct n’a encore rien perdu de sa valeur. Mieux encore : à une période où l’expérience prime plus que tout, l’expérience propre est plus que jamais appréciée, et ce tant auprès des clients que du personnel. Comment aborder l’organisation d'un tel évènement et que ne devez-vous pas oublier ? Quelques experts de Kinepolis Business ont rédigé un guide pratique à ce propos. Quels en sont les principaux conseils ?
Réalisez un plan de A à Z
Kinepolis Business le sait de sa propre expérience. Les cinémas et leurs salles polyvalentes accueillent régulièrement des évènements, et ce en moyenne 1 200 fois par an. Planificateurs d’évènement, équipes d’entreprise, équipes audiovisuelles : ils connaissent le domaine comme personne. Sur la base de cette expérience, leurs experts ont compilé un guide qui vous aidera « du premier brainstorming au moment de l’extinction des feux ».
Envie de le découvrir ? Parcourez le guide dans son ensemble. Vous souhaitez obtenir une version imprimable ? Téléchargez-la ici.
Quoi qu'il en soit, la réussite de votre évènement dépend d’une approche structurée et par étapes.
Déterminez votre objectif
Le pourquoi d'un évènement est presque tout aussi important que son comment. Si cela semble une évidence, les organisateurs sont encore nombreux à ne pas se pencher sur leur objectif précis. Ils plongent tête baissée dans les préparatifs et se retrouvent après confrontés à de grands points d'interrogation. Prenez le temps de réfléchir aux objectifs et faites-le de manière SMART : Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporel. Ils vous permettront d'évaluer votre évènement de manière objective et d’en tirer des enseignements.
Déterminez le budget tout au long de votre projet
Déterminer le budget : cela semble simple. Même si tout le monde rêve d’avoir carte blanche, un budget maximum est généralement imposé. « Le moins possible », sans indication de budget, est la chose la plus ardue à concrétiser. Retenez qu'établir un budget est un processus, à mesure que vous recevez des prix. Un aperçu en Excel est particulièrement utile à cette fin. Des applications comme Planning pod, Smartsheet ou Grenadine offrent des fonctionnalités supplémentaires. Vous pouvez aussi opter pour une solution gratuite et télécharger l’Event Budget Template.
Combien consacrer à un fonds catastrophe ? Selon les experts, 15 % du budget total suffit.
Restez zen et établissez un canevas
Le jour J, la tension est à son comble. Restez zen et faites appel à votre canevas. Celui-ci décrit de manière aussi minutieuse que possible tout ce qui doit être effectué à chaque instant, et par qui, tout comme le script d'un film. Le programme officiel constitue déjà un bon point de départ. Basez-vous sur celui-ci pour rédiger minute par minute le déroulement de la journée. Quand tout le monde devra-t-il être prêt ? À quelle heure a lieu le briefing ? À partir de quel moment les personnes en charge de la restauration seront-elles prêtes ? Qui va aller chercher l'orateur (les orateurs) et où ? Tout est prévu dans le canevas. Des questions sont posées ? Le stress monte ? Il vous suffit de vérifier. C’est bon !
Téléchargez ici le modèle de canevas.
Vous vous posez encore des questions après avoir parcouru le guide ? Ou vous allez prochainement organiser un évènement pour lequel vous êtes encore à la recherche du lieu idéal ? Contactez l’équipe Kinepolis.
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