– Sponsored by Kinepolis –
Virtueel is bijna alles mogelijk in marketing. Toch heeft het live event nog niets aan waarde ingeboet. Meer zelfs: in tijden dat ‘experience’ centraal staat, is ‘zelf beleven’ waardevoller dan ooit, zowel bij klanten als voor personeel. Hoe pak je de organisatie van zo’n event aan en wat mag je niet over het hoofd zien? Enkele experts van Kinepolis Business schreven hierover een handige gids. Welke adviezen springen eruit?
Maak een plan van A tot Z
Kinepolis Business weet dat uit eigen ervaring. De bioscopen met hun polyvalente ruimtes dienen geregeld als evenementlocatie. Gemiddeld 1.200 keer per jaar. Eventplanners, bedrijfsteams, audiovisuele ploegen: ze zijn er kind aan huis. Vanuit die ervaring stelden hun experts dan ook een gids samen die je begeleidt “van eerste brainstorm tot wanneer de laatste het licht uitdoet.”
Benieuwd? Bekijk de uitvoerige gids. Graag een printbare versie? Download die hier.
Hoe dan ook, alles staat of valt met een gestructureerde, stapsgewijze aanpak.
Bepaal waar je naartoe wilt
Minstens even belangrijk als het ‘hoe’ van een event, is het ‘waarom’. Lijkt evident, maar nogal wat organisatoren staan te weinig stil bij wat ze precies willen bereiken. Ze vliegen vol vuur in de voorbereidingen en botsen pas veel later op grote vraagtekens. Neem de tijd om na te denken over de doelstellingen en zorg ervoor dat die SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Dan kan je achteraf het event objectief evalueren én eruit leren.
Budgetteer gaandeweg
Budgetteren: minder simpel dan het lijkt. ‘Carte blanche ‘ krijgen is natuurlijk heerlijk, maar meestal is er een opgelegd maximumbudget. ‘Zo weinig mogelijk’ zonder enige indicatie van budget is het lastigste. Onthoud dat een budget opmaken een proces is, naarmate je prijzen binnenkrijgt. Een overzicht in Excel is een prima tool. Apps zoals Planning pod, Smartsheet of Grenadine bieden bijkomende functionaliteiten.
Hoeveel houd je best achter de hand voor Murphy, als rampenfonds? 15% van het totaalbudget, zeggen de experts.
Keep cool, maak een draaiboek
Op D-Day stijgt de spanning ten top. Keep cool en haal je draaiboek boven. Daarin staat zo minutieus mogelijk beschreven wat er op welk tijdstip moet gebeuren en door wie, net zoals in het draaiboek van een film. Het officiële programma is een prima uitgangspunt. Vertrek van daaruit om het verloop van de dag van minuut tot minuut uit te schrijven. Wanneer moet iedereen klaarstaan? Hoe laat is de briefing? Vanaf wanneer staan de mensen van de catering paraat? Wie vangt de gastspreker(s) op en waar? Alles is voorzien in het draaiboek. Komen er vragen? Stijgt de stress? Wacht, even checken. Klaar!
Download hier de template voor jouw draaiboek.
Heb je na het doornemen van de gids nog vragen? Of heb je zelf binnenkort een event op de planning waarvoor je nog de perfecte locatie zoekt? Geef het Kinepolis-team een seintje.
(sponsored by Kinepolis)
