Les astuces de Kinepolis Business pour établir le budget de votre évènement

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Combien coûte un évènement ? Une simple question qui demande tout de même une longue réflexion. Car il y a de nombreux facteurs  considération. Et il faudra quelques années d’expérience avant de passer maître dans l’établissement d’un bon budget. Dans cet e-book consacré au budget, Kinepolis Business vous partage son immense expérience en la matière : comment jeter les bases de votre budget, garder un aperçu clair, ne rien oublier et devenir un excellent planificateur de budget.
Quelles sont les bases d’un budget ?
Est-ce la première fois que vous vous chargez de l’organisation d’un évènement et, soyez honnête, avez-vous la peur au ventre ? Pour remplir cette tâche, vous pouvez compter sur le plan par étapes de Kinepolis Business.
Première étape : établissez une estimation approximative du budget total. En effet, il n’y a que dans les contes de fées où quelques milliers d’euros en plus ou en moins ne font aucune différence. Dès que vous savez ce que vous pouvez dépenser, passez à l’étape suivante.
Les éléments de base de votre budget sont :

• Le site, le type d’évènement, le nombre d’invités
• La restauration que vous souhaitez prévoir
• Le programme, avec des orateurs, etc.
• L’équipement audiovisuel
• La documentation (photographe, vidéo)
• L’équipe dont vous avez besoin
• La communication autour de votre évènement
• Les frais divers (un élément indispensable)

Pour obtenir plus d’informations à propos de chaque élément, vous pouvez consulter l’e-book consacré au budget de Kinepolis Business. L’outil idéal pour n’oublier aucuns frais, ainsi qu’obtenir un aperçu des sources potentielles d’entrées, comme l’accès payant, les sponsors et bien d’autres choses encore. Bref, cet e-book vous fera augmenter votre budget. 
Gardez toujours un œil sur votre budget
Dresser un budget est un processus : il prend forme au fur et à mesure que les offres rentrent et que le détail des prix vous est transmis. Il est donc primordial que vous le gardiez en permanence à l’œil. S’il vous arrivait d’accepter une offre à l’aveugle, vous pourriez en subir les conséquences. Pour maintenir un aperçu de votre budget, vous pouvez recourir (encore et toujours) aux bonnes vieilles feuilles Excel, mais aussi à des programmes intelligents (et gratuits) comme Smartsheet, qui vous facilitent davantage la tâche.
Téléchargez ici une liste de vérification très pratique pour que plus rien ne puisse vous échapper.
Devenez un incroyable planificateur de budget
Quelle est la différence entre un bon et un très bon planificateur de budget ? Fort de sa longue expérience dans l’organisation d’évènements – près de 1 200 par an –, Kinepolis Business a retenu pour vous 8 conseils qui amélioreront vos compétences de budgétisation. Comme :
 

Prenez le temps de faire des recherches. Un planificateur d’évènement averti en vaut deux. Une meilleure offre vous fera peut-être doublement récupérer le temps que vous avez consacré à quelques demandes d’offres supplémentaires.
Découvrez les sept autres conseils ici.
Vous voyez encore des points d’interrogation danser autour de votre tête ? Pas de panique ! Contactez l’équipe Kinepolis, elle sera toujours prête à vous aider.