Kinepolis Business’ tips voor het budgetteren van je event

- Sponsored by Kinepolis -
Hoeveel kost een event? Een eenvoudige vraag die niet snel eventjes te beantwoorden is. Want er spelen veel factoren mee. En slim budgetteren is nu eenmaal iets dat je alleen door praktijkervaring onder de knie krijgt. In een budget e-book deelt Kinepolis Business zijn XXL-ervaring rond topics zoals: de bouwstenen van je budget, hoe je het overzicht behoudt, hoe je niéts over het hoofd ziet en hoe je een excellente budgetplanner wordt.
Welke zijn de bouwstenen van je budget?
Is het de eerste keer dat je voor de organisatie van een event staat en voel je - eerlijk gezegd - de bibber in je benen? Het stappenplan van Kinepolis Business helpt je zelfverzekerd op weg.
Eerste stap: maak een ruwe inschatting van het totaalbudget. Want alleen in een sprookjeswereld maakt het niets uit of je een paar duizenden euro’s meer of minder uitgeeft. Pas zodra je weet waar je mag/kan uitkomen, kan je verder aan de slag.
De bouwstenen van je budget zijn:

• Locatie, type event, aantal gasten
• Catering die je wilt voorzien
• Programma, gastsprekers etc.
• Audiovisuele voorzieningen
• Documentatie (fotograaf, video)
• Crew die je nodig hebt
• Communicatie rond je event
• Diverse kosten (een onmisbaar potje)

Meer details over elke bouwsteen vind je in het budget e-book van Kinepolis Business. Zo zie je geen enkele kostenpost over het hoofd. Maar je krijgt ook oog voor mogelijke bronnen van inkomsten, zoals betalende toegang, sponsoring en zo meer. Kortom: dit e-book kan je extra budget opleveren.
Behoud altijd het overzicht
Budgetteren is een proces. Gaandeweg, naarmate offertes binnenkomen en detailprijzen bekend zijn, krijgt ook het budget vorm. Belangrijk is dat je op elk moment een perfect overzicht behoudt. Want blind offertes goedkeuren, dat is vrágen om problemen. Overzicht behoud je (nog steeds) met die goeie ouwe Excel-sheet, maar er is ook slimme (gratis) software zoals Smartsheet die je het leven nog makkelijker maakt.
Download hier een super handige checklist waarmee niéts aan je arendsoog ontsnapt.

Word een excellente budgetplanner
Wat maakt een goede budgetplanner tot een betere? Uit zijn jarenlange ervaring met planning en planners - voor zo’n 1.200 events per jaar - haalt Kinepolis Business 8 tips waarmee je je budget skills naar een hoger niveau tilt. Zoals:
Neem de tijd voor research. Een geïnformeerde eventplanner is er (minstens) twee waard. De tijd die je in enkele extra offerteaanvragen steekt, win je misschien wel dubbel en dik terug dankzij een beter aanbod.
Ontdek de zeven andere tips hier.
Dansen er nog vraagtekens voor je ogen bij het budgetteren van je event? Maak je geen zorgen en neem contact op met het Kinepolis-team, ze staan voor je klaar.