{Partner content} Quels enseignements tirez-vous des KPI’s pour vous développer ?

Les KPI peuvent contribuer à la croissance de votre agence, mais seulement si vous en retirez les données pertinentes. Quels enseignements devez-vous tirer des KPI de « rendement moyen par heure » et de « performance » ? Pour le savoir, suivez le guide !

Quelque chose vous échappe ? C’est possible. Car cet article est la suite d’un précédent post. Dans lequel nous vous expliquons comment calculer le « rendement moyen par heure » et la « performance » de votre agence.

Une fois que le « rendement moyen par heure » et la « performance » sont calculés, trois grandes questions demeurent.

• Pourquoi les résultats des KPI diffèrent-ils selon le type de collaborateurs ?
• Que mesurer, et à quelle fréquence ?
• Et comment ajuster vos processus sur la base de KPI faibles ou élevés ?

Voici la réponse à ces trois questions.

1. La différence entre les profils

   Petit rappel : la performance vous permet de calculer l’efficacité avec laquelle les heures facturables sont effectuées. Dans un scénario idéal, chaque personne s’inscrit toujours parfaitement dans les limites du budget et toutes les heures effectuées sont facturables, jour après jour. La performance est alors de 100 %.

   Mais c’est un scénario irréaliste, bien sûr. Dans la pratique, il y a souvent une différence entre les collaborateurs expérimentés et les profils junior. 

   Un chef d’équipe (qui briefe et encadre des designers, des développeurs ou des copywriters, par exemple) travaille généralement plus rapidement qu’un junior, ce qui lui vaut une efficacité élevée. Mais ces profils effectuent souvent plus de travail non facturable, comme la gestion d’équipe ou la concertation interne. Ce qui ramène la facturabilité sous la barre des 100 %. Dès lors, en ne tenant compte que de la facturabilité, le chef d’équipe pourrait sembler peu rentable. Mais en combinant facturabilité et efficacité, vous avez le tableau complet !

   Dans le cas d’une jeune recrue ou de stagiaires, la donne est différente. Ces profils affichent généralement une plus faible efficacité. Dans le cadre de projets, ils ont souvent besoin de plus de temps que ce que vous ne pouvez facturer. Mais ces jeunes collaborateurs sont aussi plus souvent déterminés à faire leurs preuves et ne lésinent pas sur les heures supplémentaires.

   Conclusion : il est impossible de maîtriser toutes les données de votre efficacité sans combiner les deux facteurs.

2. Que mesurer, et à quelle fréquence ?

   Analyser les KPI par collaborateur individuel : la tentation est grande. Mais c’est un mauvais réflexe, car l’investissement de vos collaborateurs n’est qu’un des facteurs qui influencent votre rendement moyen par heure et votre performance. En outre, le plus significatif, ce ne sont pas les valeurs absolues des résultats individuels, mais les éventuelles fluctuations de ces chiffres.

   Les résultats individuels n’apportent pas de réponse aux questions essentielles. À savoir : quel type de projets vous garantit le plus de profit ? Quel type de clients assure votre prospérité ? Quelles activités (design, stratégie, développement ou autre) sont rentables ou non ?

   Autant de données que vous pouvez déduire des évolutions et comparaisons de résultats. Dans cette optique, calculez les KPI par an, par trimestre et par mois, et ce, de différentes manières :

   • Par projet
   • Par type de projet
   • Par client
   • Par secteur
   • Par département
   • Par collaborateur

3. Ce que disent les chiffres et ce qu’ils ne disent pas

Vous avez calculé le rendement moyen par heure et la performance, mais ils se révèlent plutôt faibles ? Plusieurs causes peuvent l’expliquer :  

• Un projet est vendu trop bon marché.
• Un client exige un surplus de travail qu’il ne paie pas.
• C’est inhérent à la fonction : certains profils entrent surtout en action lors de la phase de prévente et n’ont que peu d’heures facturables à enregistrer.
• Les collaborateurs ne boxent pas dans leur catégorie et font un travail trop difficile pour leurs compétences.

À l’inverse, un rendement horaire et une performance élevés peuvent aussi mettre en lumière des défis à relever :

• Si d’excellents taux semblent positifs, ils peuvent aussi indiquer une surcharge de travail.
• Un ou deux collaborateurs qui sortent du lot par rapport au reste de votre équipe, cela peut vous rendre vulnérable. Car leur absence mettra directement les marges de votre agence sous pression.
• Vos tarifs ne sont pas conformes au marché. Un taux d’efficacité élevé, combiné à peu de nouveaux projets, peut indiquer des tarifs trop élevés par rapport à la concurrence. Dans ce cas, vous dépendez d’un faible nombre de clients.
• Tout va bien. Cela peut être aussi simple que cela. Il s’agit alors surtout de rester attentif aux développements de votre métier et de poursuivre sur votre lancée.

Agency life

Il ne suffit pas de calculer les KPI pour assurer la croissance de votre agence. Tant la fréquence (plus d’une fois par an) que la manière (pas seulement individuellement) jouent un rôle crucial. Mais plus encore, c’est en reliant les données pertinentes aux résultats obtenus que vous pourrez ajuster correctement vos processus et atteindre vos objectifs.

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