{Partner content} Welke inzichten haal je uit de KPI’s om te groeien?

KPI’s kunnen je bureau helpen groeien, maar alleen als je er de juiste inzichten aan koppelt. Hoe doe je dat voor de KPI’s ‘gemiddelde opbrengst per uur’ en ‘performance’? Deze blogpost van Teamleader helpt je op weg.

Precies iets gemist? Dat kan. Dit is namelijk het vervolg op een eerdere blogpost. Daarin vertellen we je hoe de gemiddelde opbrengst per uur’ en ‘performance’ in je bureau berekent.

Nadat je de ‘gemiddelde opbrengst per uur’ en ‘performance’ hebt berekend, resteren er drie grote vragen.

- Waarom verschillen de resultaten van KPI’s tussen type medewerkers?

- Hoe vaak je meet je, en wat? 

- En hoe stuur je processen bij op basis van hoge of lage KPI’s?

We beantwoorden ze alle drie.

1/ Het verschil tussen profielen verklaard

Korte heropfrissing: met performance bereken je hoe efficiënt billable uren worden ingevuld. In een ideaal scenario werkt iemand altijd perfect binnen het budget en zijn alle gepresteerde uren billable, elke dag opnieuw. De performance komt dan uit op 100%.

Een onrealistisch scenario natuurlijk. In de praktijk is er vaak een onderscheid tussen ervaren medewerkers enerzijds en jonge profielen anderzijds.

Een teamleider (die bijvoorbeeld designers, developers of copywriters brieft en begeleidt) werkt meestal sneller dan een junior, waardoor de efficiëntie hoog ligt. Maar deze profielen hebben vaak meer niet-billable werk, zoals de aansturing van het team en intern overleg. Daardoor ligt de billability onder 100%. Hou je enkel rekening met billability, dan lijkt het alsof de teamleider weinig rendabel is. Combineer je billability echter met efficiëntie, dan krijg je het volledige plaatje.

Bij een starter of stagiair liggen de kaarten anders. Doorgaans hebben zij een lagere efficiëntie. Voor projecten hebben ze vaak meer tijd nodig dan je kan factureren. Maar starters zijn doorgaans ook gemotiveerd om zich te bewijzen en draaien vaak overuren.

Conclusie: enkel door beide factoren te combineren, krijg je inzicht in de efficiëntie.

2/ Hoe vaak meet je, en wat?

KPI’s in kaart brengen per individuele medewerker: de verleiding is groot. Maar het is een verkeerde reflex, want de inzet van een werknemer is slechts één factor die je gemiddelde opbrengst per uur en performance beïnvloedt. Daarnaast zijn niet de absolute waardes van individuele scores, maar vooral eventuele schommelingen in die cijfers veelzeggend.

Individuele scores bieden geen antwoord op de cruciale vragen. Uit welke type projecten haal je het meeste winst? Bij welke soort klanten floreer je? Welke activiteiten (design, strategie, development of iets anders) brengen al dan niet op?

Die inzichten kan je afleiden uit de evoluties en vergelijkingen van resultaten. Bereken daarvoor de KPI’s per jaar, per kwartaal en per maand, op verschillende manieren:

• Per project
• Per soort project
• Per klant
• Per sector
• Per afdeling
• Per medewerker

3/ Dit vertellen de cijfers wel en niet

Heb je de gemiddelde opbrengst per uur en performance berekend, maar liggen die aan de lage kant? Dat kan verschillende oorzaken hebben:  

• Een project is te goedkoop
• Een klant vraagt extra werk zonder ervoor te betalen.
• Het is eigen aan de functie: bepaalde profielen komen vooral in actie in een presales-fase, waardoor ze weinig billable uren kunnen registreren.
• Medewerkers boksen boven hun niveau en doen te moeilijk werk volgens hun skills.

Omgekeerd kunnen ook een hoge opbrengst per uur en performance uitdagingen blootleggen:

• Toprates lijken positief, maar kunnen ook een signaal zijn van
• Een of twee medewerkers die een pak hoger scoren dan de rest van je team kunnen je kwetsbaar Vallen zij uit, staan de marges van je agency onder druk.
• Je tarieven zijn niet marktconform. Vooral een hoge efficiëntieratio in combinatie met weinig nieuwe projecten kan wijzen op een te hoge prijszetting in vergelijking met de concurrentie. In dat geval ben te afhankelijk van een klein aantal klanten.
• Alles zit snor. Zo simpel kan het ook zijn. Dan is het vooral kwestie om te blijven opvolgen en op hetzelfde elan verder te gaan.

Agency life

Enkel KPI’s berekenen helpt je bureau niet groeien. Om te beginnen zijn zowel de frequentie (meer dan een keer per jaar) als de manier waarop (niet enkel individueel) cruciaal. Maar vooral door de juiste inzichten aan de resultaten te koppelen, stuur je je processen correct bij en haal je je doelstellingen.

Ontvang je graag meer content op maat van bureaus in je mailbox? Dat treft, want de komende weken maken we een hele reeks: “Agency Life”. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en mis niks!